Cuando una empresa necesita trasladarse, ampliar su equipo o reformar su oficina, las primeras decisiones condicionan todo el proyecto. Antes de comenzar la obra, necesitamos entender cómo se trabaja, comprobar qué permite el local y definir una distribución que encaje con las necesidades, el presupuesto y el calendario.
En Bauma Studio desarrollamos proyectos de interiorismo y reformas de oficinas y coordinamos su ejecución. Desde nuestro estudio en Mataró, trabajamos en Barcelona, el Maresme y alrededores, acompañando a las empresas en las decisiones de distribución, instalaciones, materiales y mobiliario.
Para planificar la reforma de una oficina, empezamos por escuchar tanto a la dirección como a quienes utilizan el espacio cada día. ¿Qué está funcionando? ¿Dónde aparecen las interrupciones? ¿Qué necesita privacidad? En esta guía explicamos qué conviene resolver antes de empezar, cómo desarrollar el proyecto y qué coordinar durante la obra.
Antes de dibujar: escuchar a la empresa y a quienes trabajan en ella
La dirección aporta los objetivos de la empresa, las previsiones de crecimiento, el presupuesto y la imagen que quiere transmitir. Los trabajadores conocen el día a día: dónde falta almacenamiento, qué recorridos se repiten o por qué una sala apenas se utiliza. Necesitamos poner en relación ambas perspectivas.
Nos interesa entender las tareas concretas. Un equipo que atiende llamadas de forma continua tiene necesidades distintas de otro que trabaja con documentación o se reúne varias veces al día. También importa saber qué departamentos colaboran y cuáles necesitan mayor concentración o confidencialidad.
Para definir el punto de partida, planteamos preguntas como estas:
- ¿Cuántas personas coinciden habitualmente y en los momentos de mayor ocupación?
- ¿Qué tareas requieren silencio, conversación o atención al público?
- ¿Cuántas reuniones se celebran a la vez y con cuántas personas?
- ¿Qué equipos, documentos y materiales deben estar cerca de cada puesto?
- ¿Qué dificultades encuentran los trabajadores en el espacio actual?
- ¿Qué cambios son previsibles y cuáles son solo posibilidades?
Con esta información podemos elaborar un programa de necesidades: qué espacios hacen falta, para qué se utilizarán y qué relación deben tener entre sí. Escuchar también significa establecer prioridades; no todas las peticiones requieren una habitación nueva ni tienen el mismo peso en el proyecto.
Comprobar qué permite el local
Antes de dar por buena una distribución, debemos contrastarla con el espacio real. Revisamos medidas, pilares, alturas, accesos, ventanas, orientación y estado de las instalaciones. Un plano comercial puede servir como referencia inicial, pero no sustituye la comprobación del local.
Nos fijamos especialmente en lo que puede condicionar la reforma: la posición de los aseos y desagües, los recorridos de las instalaciones, los equipos existentes, las posibilidades de ventilación o las limitaciones del edificio. Estas cuestiones pueden cambiar tanto la distribución como el alcance económico de la intervención.
También hay que comprobar la viabilidad de la actividad y los trámites que correspondan con el ayuntamiento y los técnicos competentes. Las condiciones de accesibilidad, evacuación y protección contra incendios deben incorporarse desde el principio, según el edificio, el uso y el alcance de la obra. Conviene hacer estas comprobaciones antes de comprometer una inversión importante y, si se está buscando local, antes de cerrar su elección.
Definir prioridades, presupuesto y calendario
Para proyectar con criterio necesitamos un marco económico y unas fechas realistas. El presupuesto debe contemplar el conjunto: obra, instalaciones, mobiliario, equipamiento, honorarios y los trámites que procedan. Si solo se valora lo que se ve, pueden quedar fuera partidas necesarias para que la oficina funcione.
Proponemos distinguir lo imprescindible para entrar a trabajar, las mejoras prioritarias y aquello que puede esperar. Conviene prever también una reserva para imprevistos, ajustada al estado del local y a la información disponible, sin aplicar un porcentaje como si todos los proyectos fueran iguales.
El calendario debe relacionar diseño, decisiones del cliente, tramitaciones, compras, ejecución y traslado. Si hay una fecha de apertura o vence el alquiler actual, necesitamos conocerlo desde el inicio. Los plazos de suministro de una mampara, una luminaria o un mueble a medida pueden influir en la secuencia de la obra.
Cómo distribuir los puestos de trabajo y los recorridos
Empezamos por organizar las relaciones entre zonas. Situamos los equipos según su actividad y estudiamos cómo se desplazan las personas entre la entrada, los puestos, las salas y los espacios de apoyo. La circulación ocupa superficie y debe quedar resuelta en el plano, junto con el mobiliario.
Un recorrido hacia una sala de visitas, por ejemplo, no debería atravesar innecesariamente una zona de trabajo confidencial. Tampoco conviene convertir el paso hacia la impresora o el café en una fuente constante de interrupciones junto a los puestos de concentración.
Al colocar las mesas, comprobamos la orientación respecto a las ventanas, los posibles reflejos en las pantallas, el espacio para moverse y la posición del almacenamiento. Dibujamos el mobiliario con medidas reales y consideramos el uso de las sillas, la apertura de puertas y cajones y el acceso a las conexiones.
La elección entre oficina abierta, despachos o una combinación de ambos depende del trabajo. Una planta abierta puede facilitar la comunicación, pero necesita resolver dónde se hacen las llamadas, las reuniones y las tareas que requieren privacidad. El número de mesas que cabe en un plano no basta para valorar si una distribución es adecuada.
Salas de reunión y zonas comunes: dimensionar según el uso
Salas para las reuniones que realmente se celebran
Para definir las salas, revisamos el tamaño habitual de los grupos, la duración de las reuniones y cuántas coinciden. Una única sala grande puede resultar poco práctica si varias personas necesitan hacer videollamadas o atender visitas al mismo tiempo.
Estudiamos también qué debe ocurrir dentro: compartir una pantalla, escribir, impartir formación o conversar con documentación sobre la mesa. La distribución del mobiliario, las conexiones, la iluminación y la posición de la cámara deben responder a ese uso.
Una sala polivalente puede ser útil si el cambio entre actividades es sencillo. Para valorarlo, nos preguntamos dónde se guardarán las mesas o sillas sobrantes, quién hará la transformación y cuánto espacio seguirá quedando disponible. La flexibilidad debe poder llevarse a la práctica.
Zonas comunes que tengan un lugar en la distribución
El espacio para comer, tomar un café o descansar necesita definirse desde el proyecto. Estudiamos su relación con los puestos de trabajo, el ruido de las conversaciones y los equipos, la limpieza, el almacenamiento y las instalaciones necesarias según su uso.
También reservamos espacio para funciones menos visibles: abrigos, material de oficina, residuos, archivo o productos de limpieza. Cuando no tienen una ubicación prevista, suelen acabar ocupando mesas y zonas de paso.
En una oficina pequeña, algunos usos pueden compartir espacio si son compatibles y no se necesitan a la vez. La decisión depende de los horarios y de las personas que lo utilizarán, además de los metros disponibles.
Integrar los aspectos técnicos en el diseño
La distribución y las instalaciones deben desarrollarse de forma coordinada. Cerrar una sala, mover un equipo o aumentar su ocupación puede exigir revisar decisiones que afectan al techo, a las conexiones o al confort.
Acústica y privacidad
Distinguimos entre controlar la reverberación dentro de un espacio y limitar la transmisión de sonido entre recintos. Los materiales absorbentes pueden ayudar con la primera cuestión; la privacidad entre salas exige estudiar el conjunto del cerramiento, las puertas, los encuentros y los pasos de instalaciones.
Una mampara acristalada permite mantener la continuidad visual, pero su comportamiento acústico depende de la solución completa. Una cortina o un vinilo pueden aportar privacidad visual sin resolver la confidencialidad de una conversación. Por eso definimos qué grado de privacidad necesita cada actividad antes de elegir el cerramiento.
En las oficinas de Vilapack incorporamos cabinas acústicas MUTE 200 de MuteLevel para disponer de espacios de mayor privacidad donde mantener reuniones y realizar llamadas. Equipadas con ventilación, iluminación y conexiones, permiten incorporar estos usos dentro de una oficina abierta sin construir nuevas salas convencionales. Es un ejemplo de cómo integramos soluciones técnicas adaptadas a la actividad y a las necesidades de cada cliente.
Iluminación y ergonomía
Aprovechar la luz natural requiere controlar también los reflejos y el deslumbramiento. Estudiamos la posición de las pantallas y la protección solar, y coordinamos la iluminación artificial con los puestos y las tareas.
En el mobiliario valoramos las dimensiones de la superficie de trabajo, las posibilidades de ajuste de la silla y el espacio para cambiar de postura. Las necesidades concretas de las personas deben formar parte de esta revisión, junto con los criterios preventivos que correspondan a la empresa.
Climatización y renovación del aire
Enfriar o calentar el aire y renovarlo son funciones distintas. Comprobamos con los profesionales responsables cómo se resuelven ambas y cómo les afecta la nueva distribución. Una sala de reuniones cerrada y con ocupación variable necesita estudiarse como tal, aunque antes formara parte de un espacio abierto.
El diseño debe prever la ubicación de los equipos, la impulsión y el retorno de aire, los conductos y los accesos para mantenimiento. El Reglamento de Instalaciones Térmicas en los Edificios es una de las referencias para determinar las exigencias aplicables a estas instalaciones.
Electricidad, datos y equipos
Situamos las tomas eléctricas y de datos a partir del uso previsto de cada zona. Tenemos en cuenta pantallas, equipos compartidos, videoconferencias y las necesidades que deba validar el responsable informático de la empresa.
También estudiamos cómo llegarán los cables hasta las mesas y cómo se accederá a ellos. En nuestros proyectos buscamos ocultar el cableado e integrar los elementos de las instalaciones para mantener el orden visual y la coherencia estética de la oficina. Por eso coordinamos sus recorridos con la distribución y el diseño del mobiliario, previendo soluciones como pasacables, bandejas bajo las mesas o conexiones integradas, según las necesidades de cada espacio.
Esta integración debe permitir acceder a las conexiones para su mantenimiento o para incorporar nuevos equipos. Resolverla desde el proyecto evita cables sueltos y soluciones improvisadas cuando el mobiliario ya está colocado. Las instalaciones deben dimensionarse y ejecutarse por los profesionales que correspondan.
Pasar de la propuesta al proyecto definido
Los planos de distribución y las imágenes ayudan a entender el espacio. Para llevarlo a obra hay que concretar, además, dimensiones, materiales, instalaciones, encuentros y elementos a medida. Cuanto más claras estén estas decisiones, más precisa podrá ser la valoración de los trabajos.
En esta fase relacionamos planos, mediciones y presupuesto. Para comparar ofertas, conviene que todas partan del mismo alcance y dejar identificadas las partidas excluidas o pendientes de definir. Un precio global ofrece poca información si no sabemos qué incluye.
Los acabados se eligen considerando su aspecto, pero también el uso, la limpieza, el mantenimiento y la posibilidad de reposición. Las muestras físicas ayudan a valorar cómo se relacionan los materiales entre sí y con la luz real del local.
Antes de comenzar, recomendamos validar la distribución y las decisiones principales con un interlocutor de la empresa que pueda coordinar las aportaciones del equipo. Escuchar durante el diseño y cerrar decisiones a tiempo son partes complementarias del proceso.
Durante la obra: coordinar, comprobar y documentar
La obra necesita seguimiento para que las decisiones del proyecto se ejecuten de forma coherente. Hay que coordinar los trabajos de los distintos industriales y comprobar sus encuentros: una luminaria con un conducto, una mampara con el techo o un mueble con sus tomas de corriente.
Antes de cerrar techos o revestimientos, conviene revisar las instalaciones que quedarán ocultas y los registros necesarios. También es importante contrastar las medidas de obra antes de fabricar elementos a medida y comprobar que materiales y acabados se corresponden con lo acordado.
Si aparece un imprevisto, planteamos que la solución se valore en conjunto: cómo afecta al uso, al aspecto, al coste y al calendario. Los cambios deben quedar documentados y aprobados por quien corresponda, con información clara para todos los profesionales implicados.
Cuando la empresa debe seguir trabajando, la planificación requiere especial atención. Hay que valorar si la convivencia es viable y definir fases, accesos separados, cortes de suministro y medidas de protección con los responsables técnicos y preventivos. En algunos casos será necesario un traslado temporal. Es una decisión que conviene resolver antes de iniciar los trabajos.
Antes de entrar: revisar la oficina en funcionamiento
La entrega requiere comprobar acabados, puertas, mobiliario, conexiones y funcionamiento de las instalaciones con los profesionales responsables. Recomendamos dejar una relación de repasos, responsables y fechas, y reunir la documentación de uso, mantenimiento, garantías y certificados que correspondan.
También conviene preparar el traslado: ubicación de cada equipo, conexión de los puestos y explicación de los sistemas a quienes los utilizarán. Después de los primeros días de uso, escuchar de nuevo a los trabajadores permite detectar ajustes de mobiliario o configuración que no siempre aparecen en el plano.
Para nosotras, diseñar y distribuir una oficina exige mantener conectadas todas estas decisiones, desde la primera conversación hasta su puesta en uso. Puedes encontrar referencias de nuestro trabajo en V&V Assessors, Vilapack y ESPERTA.
En Bauma Studio podemos acompañarte con el proyecto de interiorismo y la coordinación de la reforma de tu oficina, desde la definición de las necesidades hasta el seguimiento de la obra. Planteamos el alcance a partir del local, la actividad de la empresa y las prioridades del equipo.
Si estás preparando un traslado, una ampliación o la reforma de tu espacio actual, cuéntanos qué necesita tu oficina. Indícanos dónde está, su superficie aproximada y qué cambios queréis hacer. Con esta información podremos valorar cómo acompañaros y qué conviene estudiar primero.
Preguntas frecuentes sobre la reforma de oficinas
El coste depende de la superficie, del estado del local y del alcance de la intervención. Dos oficinas de los mismos metros pueden necesitar inversiones muy distintas si una conserva sus instalaciones y la otra requiere renovar la climatización, la electricidad o los cerramientos.
Para valorar el presupuesto, recomendamos comprobar qué incluye cada propuesta: obra y acabados, instalaciones, mobiliario, proyecto y servicios técnicos, trámites e impuestos. También conviene identificar lo que se contrata aparte, como el equipamiento informático o el traslado.
En Bauma Studio partimos de las necesidades y los condicionantes del espacio para concretar las partidas. Nuestra experiencia abarca desde una asesoría de 45 m² hasta oficinas con equipos sectorizados y salas de distintos usos; por eso valoramos tanto la superficie como lo que debe ocurrir dentro. Un precio por metro cuadrado solo es comparable si conocemos qué trabajos y equipamiento incluye.
Para saber cuándo podrá utilizarse la oficina, hay que considerar el proceso completo: definición del proyecto, tramitaciones, pedidos, ejecución y puesta en funcionamiento. Algunas fases pueden solaparse, pero el tiempo de obra es solo una parte del calendario.
Nosotras recomendamos fijar los hitos a partir de una distribución validada y de los plazos confirmados con los profesionales y proveedores. La carpintería a medida, las mamparas o determinados equipos pueden condicionar el inicio o la terminación de algunos trabajos. También hay que reservar tiempo para las comprobaciones y el montaje final.
Si existe una fecha de traslado o finaliza el alquiler de la oficina actual, conviene comunicarlo desde la primera conversación. Conocer ese límite permite valorar la viabilidad del calendario antes de comprometer una fecha de entrada.
En algunos casos sí, mediante una intervención por zonas o por fases. Para decidirlo, debemos comprobar si es posible separar la obra de los espacios ocupados y mantener accesos, evacuación y servicios en condiciones adecuadas. La convivencia exige coordinar la prevención de riesgos entre las empresas implicadas.
En Bauma Studio hemos trabajado también con esta metodología, organizando la obra por fases para compatibilizar los trabajos con el uso de la oficina.
Recomendamos identificar desde el proyecto los trabajos que generan polvo o ruido y los cortes de electricidad, datos o climatización. El calendario debe acordarse con la empresa y, cuando corresponda, con su responsable informático y los responsables preventivos.
Trabajar fuera del horario habitual puede reducir algunas interferencias, pero no resuelve por sí solo todos los riesgos. Si la reforma afecta de forma general a las instalaciones o no permite una separación segura, puede ser necesario trasladar temporalmente al equipo. Ejecutar por fases también puede aumentar el plazo y el coste, por lo que conviene comparar ambas opciones.
En Bauma Studio estudiamos cómo trabaja el equipo y desarrollamos la distribución, la iluminación, los materiales y el mobiliario mediante planos y visualizaciones. Coordinamos también las necesidades de instalaciones con los profesionales correspondientes, para que el diseño pueda llevarse a obra.
La documentación debe permitir entender qué se va a ejecutar: dimensiones, acabados, elementos a medida y relación entre las distintas soluciones. Según el encargo, se concretan además las mediciones, el presupuesto y los servicios de seguimiento de obra.
Recomendamos dejar por escrito qué incluye cada fase y quién se responsabiliza de ella. El proyecto de interiorismo, la ejecución de los trabajos y los proyectos o certificados técnicos exigibles son conceptos distintos, aunque puedan coordinarse dentro de un mismo servicio. Definirlos desde el inicio facilita comparar propuestas y evita dar por incluidas prestaciones que no se han contratado.
El trámite depende del municipio, las características del inmueble y los trabajos previstos. Una renovación de acabados puede tener una tramitación distinta de una intervención que modifica la distribución, la estructura, la fachada o las condiciones de uso. No conviene decidir el permiso únicamente por el tamaño de la oficina.
En Barcelona, la consulta previa municipal permite determinar el régimen de intervención y la documentación necesaria. En Mataró también existen procedimientos de licencia y comunicación previa según la actuación.
Además de las obras, hay que comprobar la situación administrativa de la actividad y si los cambios requieren algún trámite adicional. Antes de fijar el inicio, recomendamos revisar con el ayuntamiento y los técnicos competentes qué documentación debe prepararse, quién debe firmarla y en qué condiciones pueden comenzar los trabajos.
Para una primera valoración, nos ayuda recibir:
- La ubicación y la superficie aproximada del local.
- Un plano, si lo tenéis, y fotografías del estado actual.
- El número de personas que utilizarán la oficina y las necesidades de puestos, salas y zonas comunes.
- Los cambios previstos y qué mobiliario o instalaciones queréis conservar.
- El presupuesto disponible y las fechas que condicionan el proyecto.
- Si la oficina estará vacía o debe seguir funcionando durante la obra.
No hace falta tener resuelta la distribución para contactarnos. Podemos empezar por identificar qué necesita la empresa, escuchando tanto a la dirección como al equipo. Esta información permite orientar la conversación; para concretar una valoración será necesario comprobar el espacio y definir el alcance. Una estimación inicial y un presupuesto detallado corresponden a momentos distintos del proceso.
